Convento deckt die speziellen Geschäftsprozesse und Daten in der Unternehmens- und Finanzkommunikation ab. Dazu gehört zwar auch CRM-Funktionalität, aber zusätzlich auch zum Beispiel Schnittstellen zu Mediendatenbanken oder elektronischen Pressespiegeln, die CRM-Systeme nicht kennen, sowie spezielle Auswertungen der Presse- oder Investor Relations Arbeit.

2. Welche Einsatzmöglichkeiten bzw. Betriebsarten gibt es?

Anwender können Convento webbasiert im Rechenzentrum der Convento GmbH einsetzen, oder lokal in Ihrem Netzwerk betreiben. Auch der Zugriff über das Web auf Ihre lokale Datenbank ist möglich.

3. Ist mit Convento eine Zusammenarbeit über mehrere Standorte möglich?

Ja, mit Convento ASP oder Convento Net, oder als reine Inhouse-Lösung. Alle Varianten sind denkbar.

4. Welchen Vorteil bietet Convento in Bezug auf die Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Kunden?

Beide Seiten können gemeinsam an einer Datenbank arbeiten – auf Wunsch auch mit unterschiedlichen Rechten. So ist es denkbar, dass die Agentur nur Adressen eingibt oder Aussendungen durchführt, oder dass umgekehrt der Agentur-Kunde nur seine Daten auf dem Convento-System sieht, die Agentur mit der Software aber auch andere Kunden bedient.

5. Was ist ASP?

ASP steht für „Application Service Providing“. Damit ist der Betrieb der Software auf einer Serverfarm bei uns gemeint, so dass Sie die Software einfach nur noch über das Internet aufrufen und betreiben. Synonyme sind „Software as a Service (SaaS)“, „On Demand Computing“ und „Cloud Computing”.

6. Was wird am Arbeitsplatz installiert?

Je nach Betriebsart und Bedarf der Anwender läuft Convento im Standard-Browser (Convento NET), im so genannten Smartclient (Convento ASP) mit Zugriff auf einen Terminal Server, auf dem die Client/Server Variante betrieben wird, oder direkt am Arbeitsplatz als Client/Server Anwendung mit MS Access in den Versionen 2000, XP, 2003 oder 2007.

7. Können wir Convento VB betreiben, wenn wir keine Access-Lizenzen haben?

Ja, mit kostenloser Access Runtime.

8. Ist Access nicht langsam und instabil?

Entscheidend für Stabilität und Performance sind die Datenbank und die Netzwerkverbindung im lokalen Netz (LAN) oder über das Internet (WAN). Bei Convento sorgen die beiden Datenbanken MS SQL-Server oder Oracle Server für äußerste Stabilität. Convento NET wurde mit Microsoft Dot Net (Visual Studio) entwickelt. Nur am Arbeitsplatz wird noch in einer bestimmten Variante überhaupt Access verwendet, und hier profitieren die Anwender von 14 Jahren Entwicklungszeit und der Erfahrung von Tausenden von Anwendern.

9. Welche Datenbanken können eingesetzt werden?

Microsoft SQL Server und Oracle Server. Convento NET wird in Zukunft auch weitere Datenbanken unterstützen.

10. Ist Convento netzwerkfähig?

Die Netzwerkfähigkeit ergibt sich durch das Datenbanksystem, auf das Convento zugreift. Dieses regelt den konkurrierenden Zugriff mehrerer Anwender, und sorgt beispielsweise durch Datensatz-Sperrungen (Record Locking) dafür, dass mehrere Anwender nicht gegenseitig Ihre Eingaben überschreiben können. Insofern ist Convento voll netzwerkfähig.

11. Können wir unser Online-Registrier-Formular an Convento anbinden?

Alle Eintragungen, Änderungen oder Austragungen, die Journalisten oder Investoren auf Ihrer Website vorgenommen haben und mit denen sie sich für Newsletter usw. registriert haben, können automatisiert nach Convento übernommen werden.

12. Kann man Convento an die lokale Telefonanlage anbinden?

Convento verfügt über verschiedene Schnittstellen zu Telefonanlagen. Damit entfällt das mühsame Eintippen einer Telefonnummer, Convento übernimmt das Anwählen. Allerdings muss die Anbindung individuell realisiert werden.

13. Ist Convento nicht doch eine exotische Lösung?

Convento ist eine spezielle Lösung für Public und Investor Relations und erfüllt damit Bedürfnisse der Anwender, die herkömmliche ERP- oder CRM-Programme nicht erfüllen. Aber exotisch ist es keineswegs: Es basiert auf Microsoft Office und moderner Microsoft Softwaretechnologie, integriert sich nahtlos in die vorhandene MS Office-Umgebung beim Kunden, und unterstützt neben Outlook auch Notes und Groupwise. Die zugrunde liegende Datenbank wiederum ist Standard in den meisten Unternehmen: MS SQL-Server oder MS Oracle Server.

14. Ist Convento nicht zu kompliziert und unübersichtlich für uns?

So kompliziert und unübersichtlich ein Auto für jemanden ist, der keinen Führerschein hat. Convento bietet viele Funktionen und ist deshalb komplex, aber es kann nach zwei Tagen Schulung bereits bedient werden. Diese zwei Tage Schulung, der „Convento Führerschein“, sind aber notwendig, um produktiv damit zu arbeiten.

15. Ist Convento nicht zu umfangreich?

Sicherlich werden Sie niemals alle Funktionen nutzen, so wie Sie auch bei Ihrem Word oder Excel nur einen Teil nutzen. Anderseits bietet Ihnen Convento die Möglichkeit, mit Ihren Anforderungen zu wachsen, ohne dass Sie gleich an die Grenze stoßen.

16. Lohnt sich Convento auch für nur einen Platz?

Ja, da eine „One Man“- oder „One Woman“-Show bei begrenzten personellen Ressourcen besonders effizient und effektiv arbeiten muss.

17. Kann Convento auf unserem bestehenden MS SQL-/Oracle-Server laufen?

Ja, es muss nur ein Bereich für die Convento Daten auf Ihrer Datenbank eingerichtet werden.

18. Erhöht sich der Betreuungsaufwand der IT durch Convento?

Nein, im Gegenteil: Wir übernehmen einen wesentlichen Teil des IT-Supports, und sehen uns als produktiver Partner der IT-Abteilung. Wenn Convento bei uns gehostet wird (Convento ASP), können unsere Anwender sogar für die Convento-Funktionen weitgehend auf ihre IT verzichten.

19. Läuft Convento auch auf Apple Macintosh?

In der Windows-Emulation oder beim Zugriff auf Convento ASP über den Macintosh kompatiblen Client. Convento läuft nicht auf dem Macintosh Betriebssystem. Im ASP-Betrieb können Sie vom MAC-Client aber auf Convento ASP zugreifen.

20. Gibt es Probleme in der Zusammenarbeit mit Lotus Notes?

Nein, keine bekannten. Convento arbeitet mit Notes ähnlich gut zusammen wie mit Outlook.

21. Für welche Unternehmen ist der Clipmanager geeignet?

Für Pressestellen, die Ihre Medienresonanz auswerten sowie Pressespiegel selbständig erstellen wollen, die Artikel der Journalisten und Medien direkt in deren Datensatz sehen möchten und die PR-Evaluation betreiben wollen.

22. Wie können wir einen Einblick in Convento erhalten?

Vereinbaren Sie mit unserem Vertriebsteam eine Online-Präsentation, lassen Sie sich umfassend beraten und vereinbaren Sie dann auf Wunsch noch eine Präsentation in Ihrem Haus.

23. Haben Sie bereits Installationen im Ausland realisiert?

Wir haben ein paar ausländische Kunden. Deren Zahl wird in Zukunft wachsen, da wir damit beginnen, ins Ausland zu expandieren.

24. Gibt es eine englische Version von Convento?

Ja, die gesamte Benutzeroberfläche kann zwischen Deutsch und Englisch gewechselt werden.

25. Können Sie uns Referenzen nennen, die wir anrufen können?

Gern, wenn Sie uns ihre Branche nennen, bereits mindestens eine Online-Präsentation und ein Angebot erhalten haben und Sie mit der Rückfrage bei Referenzen Ihre bereits positive Entscheidung absichern wollen.

26. Hat Convento auch ein integriertes Agenturabrechnungsprogramm?

Nein, allerdings können alle Aktivitäten Projekten und Auftraggebern zugeordnet und ausgewertet werden, um dann in ein Abrechnungsprogramm zu fließen.

27. Kann man mit Convento auch Events planen?

Ja, und anschließend samt Teilnehmerliste in Ihren Kalender exportieren.

28. Was zeichnet Convento in Bezug auf Finanzkommunikation aus? Z.B. im Vergleich zu den Lösungen von Thomson Reuters oder Ipreo, die auch ein Kontaktmanagement anbieten?

Convento können Sie auch lokal in Ihrem Firmennetz einsetzen – damit erfüllt es auch die höchsten Sicherheitsanforderungen. Es arbeitet mit verschiedenen Daten zusammen, während bei Thomson und Ipreo der Fokus auf dem Verkauf der eigenen Daten liegt. Convento kann viel mehr – schließlich ist es in erster Linie ein Workflow Management System, nicht nur eine Adressverwaltung. Und mit Convento können PR- und IR-Leute des gleichen Unternehmens auf einer Plattform zusammenarbeiten.

29. Convento gilt zwar als das professionellste Tool, aber brauchen wir das?

Ob Sie Convento brauchen, hängt von Ihrem Bedarf und Ihren strategischen Zielen ab. Lassen Sie uns darüber sprechen.

30. Wie kann Convento beim Thema Krisenmanagement helfen?

Sie können Krisenverteiler zum sofortigen oder zeitversetzen Versand ins Web stellen – bei einer garantierten Versand-Verfügbarkeit von 99,9% im Jahresmittel. Das bedeutet, dass das Versandsystem weniger als 2 Stunden im Jahr ausfällt. Außerdem können Sie Anfragen von Journalisten und anderen Ansprechpartnern thematisch zuordnen und damit ein leistungsfähiges Issues Management aufbauen. Auch die einheitliche Sprachregelung (One Voice Policy) unterstützt Convento durch die Hinterlegung des Corporate Wording zu bestimmten Themen.

31. Ist es besser, vor oder nach einem IPO Convento anzuschaffen?

Beginnen Sie so früh wie möglich, wenn es Ihr Tagesgeschäft noch erlaubt, ein professionelles Workflow- und Beziehungsmanagement aufzubauen. Sie profitieren nachher, wenn es hektisch wird, besonders.

32. Nennen Sie mir in einem Satz die Vorteile von Convento, die es gegen alle Mitbewerber heraushebt.

Convento hat die meiste Erfahrung, den größten Funktionsumfang, die zahlenmäßig größte Mannschaft, den besten Service und es ist ein deutsches Produkt.

33. Wir sind sehr zufrieden mit unserer „inhouse-Lösung“, die auf unsere Belange zugeschnitten ist, bzw. mit Excel und Outlook. Warum sollten wir das ändern?

Selbstgestrickte Anwendungen zeichnen sich entweder durch Stillstand oder durch hohe laufende Kosten aus. Outlook und Excel sind Insellösungen, die kein integriertes Arbeiten ermöglichen, keine Kontakthistorie und keine vernünftigen Auswertungen, wenn die Zahl der Kontakte und Aktivitäten steigt. Mit Excel wird es schnell unübersichtlich.

34. Wie lange dauert eine Online- oder Vor Ort Präsentation?

Ein bis zwei Stunden sollten Sie schon reservieren.

Details zum Angebot

35. Was kostet Convento?

Unser Convento Abo-Angebot beginnt bei 290 Euro je Monat für den ersten Anwender und reduziert sich durch die Staffelung bis auf 50 Euro je Monat und Anwender. Dazu kommen

einmalige Kosten für Dienstleistungen zu Beginn des Projekts.

die Dienstleistungen am Anfang. Gern unterbreiten wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot.

36. Was beinhaltet das Abo-Modell?

Software-Bereitstellung, Weiterentwicklung, Software-Pflege sowie Hotline und Support.

37. Was beinhaltet der angebotene Workshop?

Schulungen und Organisationsberatung.

38. Sind weitere Schulungen im Abonnement enthalten?

Ja, Sie können alle lizenzierten Anwender einmal im Kalenderquartal zu einer offenen Schulung bei uns in Neuss anmelden.

39. Kann ich auch Lizenzen erwerben?

Seit dem Frühjahr 2008 bieten wir Convento nur noch im Abonnement an. Der Vorteil für Sie: steuerlich sofort absetzbare Kosten, eine Kostenersparnis innerhalb der ersten 3-4 Jahre sowie geringe Anfangskosten.

40. Muss ich alle Module nutzen? Und wenn nicht, reduziert sich dann der Preis?

Alle Module sind zu einem einheitlichen Preis enthalten. Sie entscheiden, was Sie nutzen.

41. Wie lange ist die Hotline erreichbar?

Üblicherweise von 8.00 bis 18.00 Uhr an Werktagen. Außerhalb dieser Kernzeiten können Sie spezielle Bereitschaftszeiten mit uns vereinbaren.

42. Was beinhaltet die Betreuung?

Die telefonische Unterweisung und Hilfestellung bei technischen Problemen oder Fehlern. Nicht enthalten sind telefonische Schulungen, da die Betreuung nicht die Schulungstermine in Ihrem Haus ersetzen kann.

43. Wie oft erscheinen Updates?

Wesentliche funktionelle Weiterentwicklungen, die so genannten Major Releases, erhalten Sie einmal im Jahr. Unterjährig erscheinen mehrere kleine Updates, in denen aufgetauchte Fehler beseitigt werden, oder auch Funktionen in kleinerem Umfang neu dazu kommen.

44. Leisten Sie auch englischsprachigen Support?

Ja, falls die Anwender auch die englischsprachige Version von Convento einsetzen.

45. In welchen Sprachen ist die Oberfläche lieferbar?

Bis jetzt in Deutsch und Englisch. Weitere Sprachen sind aber bei Bedarf innerhalb von etwa zwei Wochen lieferbar, da die gesamte Oberfläche parametrisiert ist.

46. Benötige ich pro Convento-Anwender eine Verlags-Lizenz?

Wir lizenzieren nach dem „Named User“ Prinzip. Das bedeutet, dass alle Anwender namentlich eingetragen werden, und entsprechend eine Abo-Lizenz für die Software benötigen.

47. Welche Dienstleistungen bieten Sie im Bereich Verteilerpflege/Clippingverarbeitung?

Gern pflegen wir einzelne oder bestimmte Verteiler für Sie. Für Abo-Kunden integrieren wir bis zu 25 Clippings kostenlos je Anwender und Monat in Convento, und übernehmen dazu die Artikel von jeder beliebigen Quelle.

48. Kann der Clipmanager auch als Einzelprogramm bestellt werden?

Nein, er gehört wie alle anderen Module auch zum Abo-Angebot, und kann bei Bedarf ohne Mehrkosten für Sie frei geschaltet werden

49. Besteht ein Rückgaberecht nach Lieferung?

Ja, innerhalb von 30 Tagen nach Installation, Schulung und Inbetriebnahme. Bis dahin erbrachte Dienstleistungen müssen wir berechnen.

50. Wir wollen bestellen, müssen aber noch Details zur Installation klären. Können Sie uns helfen?

Für die Klärung mit Ihrer IT-Abteilung haben wir eine Checkliste entwickelt, die wir mit dieser durchgehen. Gegebenenfalls müssen wir unser Angebot Ihrem Einkauf erläutern, und in einigen Fällen sogar noch das Vertragswerk mit der Rechtsabteilung durchgehen.

51. Wie lange dauert es etwa, bis alles geklärt ist mit der Fachabteilung, der IT und weiteren Abteilungen wie Einkauf oder Rechtsabteilung, bis es zur Auftragserteilung kommt?

Nach unserer Erfahrung dauert der Ablauf vom ersten Kontakt bis zum Auftrag zwischen zwei Wochen und sechs Monaten oder länger. Es hängt von dem Bedarf und den internen Strukturen und Entscheidungswegen der Interessenten ab.

52. Wie lange dauert es von der Auftragserteilung bis zum ersten Arbeiten mit Convento?

Wir garantieren Ihnen, dass wir innerhalb von 45 Tagen nach Auftragseingang installieren.

53. Können wir auch nur ConventoNET abonnieren?

Nein. Convento NET ist die Ergänzung, Sie abonnieren genauso Convento VB, dass wir aufgrund der stark erweiterten Funktionalität als „Vollversion“ bezeichnen.

54. Wieso sollten wir für E-Mailversand extra bezahlen, wenn wir ihn bisher auch über unser E-Mail Sytem realisieren konnten?

Natürlich können Sie E-Mails über Ihr Outlook, Notes oder Groupwise abwickeln. Aber auch personalisiert mit HTML? Zeitversetzt mit Verarbeitung der Rückläufer? Parallel per Fax mit einem hohen Leitungsdurchsatz? All das bietet Convento zusätzlich. Und Sie bezahlen nur für tatsächlich versendete E-Mails oder Faxseiten.

Dazu kommt bei der Nutzung des eigenen Sytems: Sie laufen immer Gefahr, dass Sie bei zu großen Attachments das System für sich und andere Anwender lahm legen.

Details zur Installation beim Kunden

55. Welche Hard-und Softwarevoraussetzungen bestehen für uns?

Jede Microsoft-kompatible Hard- und Software, die in den letzten vier Jahren üblich war, ist für Convento ausreichend. Und wenn wir Convento bei uns auf der Serverfarm betreiben, reicht sogar ältere Hardware. Bitte fragen Sie uns nach aktuellen Details, oder nennen Sie uns ihre vorhandene Infrastruktur.

56. Welche Dienstleistungskosten fallen an, wenn wir mit Convento starten?

Die initialen Dienstleistungskosten setzen sich aus Installation, Datenübernahme und Schulung bei Ihnen vor Ort zusammen. Der Gesamtumfang hängt von Ihrem Bedarf und der Anwenderzahl ab. Sie erhalten ein Festpreisangebot von uns.

57. Können unsere bestehenden Adressen und Verteiler integriert werden?

Die Übernahme bestehender Daten gehört für uns seit vielen Jahren zum Standard, gleichgültig aus welchen Quellen. Selbstverständlich sind beispielsweise Excel, Outlook, Notes, Filemaker oder andere Programme. Gern unterbreiten wir Ihnen für diese Arbeit ein Festpreis-Angebot.

58. Kann ich auch selbst Daten in Convento integrieren?

Ja. Dazu steht Ihnen ein Programmteil namens „Datamanager“ zur Verfügung, der für Sie beim Import bereits einen komfortablen Dublettenabgleich durchführt.

59. Was ist besser: Lokale Installation oder ASP?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Antwort hängt von Ihren Wünschen und Präferenzen ab. Für eine lokale Installation spricht der höhere Datenschutz. Anderseits haben Sie deutlich mehr Aufwand zur Installation und zum Betrieb. Für ASP spricht, dass Sie kaum interne Ressourcen benötigen, und sehr leicht weitere externe Anwender auf das System lassen können, beispielsweise Agenturen, die Teilaufgaben für Sie erbringen.

60. Was ist der Unterschied zwischen den beiden ASP-Varianten „Citrix“ und „2X“?

Citrix ist der „Platzhirsch“, der über mehr Funktionen verfügt, bei dem wir aber zusätzlich unsere Kosten in Höhe von 200,00 Euro pro Anwender einmalig an Sie weiterberechnen müssen.

61. Wie lassen sich die Zugriffsrechte verteilen? Unterstützt Convento Anwender-Rollen und Aufgaben?

Über die Benutzer- oder Gruppenverwaltung (Usermanager, Groupmanager) können Sie verschiedene Gruppen oder auch einzelne Anwender definieren und ihnen Nutzungsrechte zuweisen.

62. Wie lange dauert die Umstellung auf Convento?

Von der Installation bei Ihnen bis zum produktiven Betrieb vergehen in kleineren Organisationen, zum Beispiel in einer Pressestelle oder IR-Abteilung mit 5 Anwendern, nicht mehr als 2 Tage. Nach diesen 2 Tagen können Sie schon mit Ihren Daten umgehen, können einen Verteiler anlegen, und haben eine Aussendung durchgeführt. Alles Weitere ist eine Frage der Übung. Wir empfehlen dringend, nach der Initialschulung intensiv und regelmäßig mit Convento zu arbeiten. In größeren Organisationen gehen wir dagegen Schritt für Schritt vor, und beginnen mit den „Power Usern“. Hier kann es auch schon einmal mehrere Wochen dauern, bis Convento im vollen Umfang eingeführt wurde.

63. Welche Leistungen müssen wir dabei erbringen?

Zumindest sollten Sie uns bei der sauberen Installation unterstützen. Hilfreich ist es auch, wenn Sie vorab Ihre bestehenden Daten bereinigt haben (Entfernen von Karteileichen und offensichtlichen Dubletten usw.).

64. Unterstützen Sie uns bei der Kommunikation mit unserer IT?

Gern übernehmen wir die fachlichen Gespräche mit Ihrem IT-Support, da wir selbst IT-Leute sind.

65. Können Sie unseren IT-Support mit der Hilfe von Convento entlasten?

Ja, da wir mit unseren Lösungen und Services praktisch zu einer zweiten externen IT-Abteilung für die Unternehmens- und Finanzkommunikation werden.

66. Was muss von der IT-Seite her angeschafft werden, um Convento zu realisieren?

Wir haben eine Checkliste entwickelt, die wir gern mit Ihnen durchgehen.

67. Wie integriert sich Convento in die bestehende Office-/Windows-Umgebung?

Word, Excel, Powerpoint und Outlook ruft Convento direkt auf. Word-Dokumente speichert es als so genannte OLE-Objekte. Outlook-Schnittstellen sind Ein- und Ausgangs E-Mail Archivierung, Serien E-Mail Versand mit Personalisierung über Outlook, Übertragen von Aufgaben und Terminen in den Outlook Kalender sowie die Outlook Aufgabenliste und die Übertragung und Synchronisation von Adressen in den Outlook Kontaktordner.

68. Gibt es Probleme mit Convento bei Wechsel des Betriebssystems bzw. Änderung der Office-Version?

In diesem Fall muss Convento nach der Umstellung auch neu installiert werden. Die zugrunde liegende Datenbank bleibt unverändert, oder wird von uns innerhalb kurzer Zeit auf den aktuellen Stand gebracht, falls mit der Neuinstallation auch eine funktionelle Weiterentwicklung verbunden ist.

69. Wie sicher ist die ASP Installation? Welche Maßnahmen zum Datenschutz führen Sie durch?

Anwender greifen über eine 128 Bit verschlüsselte Verbindung (Verisign) auf Ihr System zu. Sie erhalten von uns eine Verfügbarkeitsgarantie mit Service Level Agreement (SLA). Darüber hinaus geben wir Datenschutzerklärungen ab. Alle Maßnahmen werden von einem Datenschutzbeauftragten überwacht.

Details zu Aussendungen

70. Über welche Services kann ich Aussendungen starten?

Über Ihr hauseigenes E-Mail System und Ihren eigenen Faxserver, über Ihren eigenen SMTP-Server, über Convento Fax oder Convento Mail, oder über PGS (Premiere Global Services) Myportal mit Fax, E-Mail oder SMS Versand.

71. Werden E-Mails automatisch personalisiert?

Sie müssen nicht personalisieren, aber wir empfehlen es grundsätzlich, und es ist mit Convento kinderleicht. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie zum Versand Ihr eigenes E-Mail System verwenden, einen hauseigenen SMTP-Mailserver, oder auf den Dialogmanager zurück greifen.

72. Kann ich auch dann eine Aussendung durchzuführen, wenn ich unterwegs bin?

Ja, über Convento NET, das rein browserbasierend ist und praktisch von jedem Internetcafe aus benutzt werden kann. In Arbeit ist auch eine Lösung, bei der Sie lediglich eine E-Mail aus Ihrem mobilen Endgerät heraus an Ihren Verteiler senden, und Convento versendet anschließend das Attachment an alle Teilnehmer des Verteilers.

73. Ist es möglich, zeitversetzt E-mails oder Faxe zu verschicken?

Ja, über den Convento Dialogmanager, der die Aufträge in zwei Portalen aufnimmt und dann zur gewünschten Zeit versendet.

74. Sind individuelle Empfangszeiten einstellbar?

Ja, wenn Sie den Convento Dialogmanager benutzen, zusammen mit Convento Mail.

75. Ist eine Erfolgskontrolle bei Aussendungen möglich?

Ja, zum Beispiel mit einer Übersicht der zugestellten Faxe, der nicht zustellbaren E-Mails und der Klickraten beim Zugriff auf eine Datei im Internet, die über einen Link in Ihrer E-Mail erreichbar ist.

76. Wie gehen Sie mit Bounces um?

Convento kann alle nicht zustellbaren E-Mails, die wieder in Ihrem E-Mail Fach landen, automatisiert so einlesen, dass der Datensatz als nicht zustellbar markiert wird.

77. Ist ein Versand über unsere lokalen Systeme auch beim ASP-Betrieb möglich?

Ja. Convento ermöglicht es, dass Sie Ihren lokalen E-Mail Client für personalisierte Einzel- und Serien E-Mails verwenden können. In naher Zukunft wird das bei uns gehostete Convento genauso gut an den Kunden-Arbeitsplatz angebunden sein wie die lokale Version.

78. Welche E-Mail-Clients unterstützt Convento?

Alle wichtigen: Outlook, Notes, Groupwise, Simple Mapi, Extended Mapi.

79. Welche E-Mail Formate werden unterstützt? Ist z.B. HTML möglich?

Möglich sind alle Variationen: Plain Text, Rich Text, HTML, Multipart (Text und HTML). Bezüglich der Attachments bestehen folgende Möglichkeiten: Normaler Versand mit Attachment, Hochladen des Attachments mit einheitlichem Link für alle Empfänger sowie Hochladen mit individuellem Link für jeden Empfänger.

80. Können wir mit Convento NET auch Aussendungen per Fax und E-Mail durchführen?

Ja, unterstützt durch den Dialogmanager und die Schnittstelle zu PGS Myportal.

Schnittstellen und externe Daten

81. Hat Convento bereits integrierte Daten?

Nein. Viele unserer Kunden bevorzugen den Einsatz nur eigener Daten. Aber Convento arbeitet auch mit allen wichtigen Datenlieferanten zusammen. Sie entscheiden, was Sie benötigen.

82. Lassen sich die Daten nach Excel oder Word exportieren?

Alle Listen können mit einem Mausklick nach Word oder Excel übertragen werden.

83. Welche Medien-Datenbanken kann Convento integrieren?

Unser Anspruch: Convento unterstützt und integriert alle relevanten Anbieter im deutschsprachigen Raum und auch internationale Datenbanken. Bitte fragen Sie uns nach Details.

84. Wie kommen wir an die externen Daten, die wir von Convento aus recherchieren und importieren wollen? Bekommen wir diese von Ihnen?

Bitte schließen Sie zunächst einen Vertrag mit dem Datenlieferanten ab, und teilen Sie uns dann bei der Bestellung von Convento verbindlich mit, dass Sie die Daten mit entsprechendem Nutzungsumfang bestellt haben.

85. Müssen wir die Medien-Datenbank separat beim Verlag ordern?

Ja. Wir sind Partner der Datenanbieter, und sorgen für eine reibungslose Integration. Aber Sie müssen beim Datenanbieter als Kunde gelistet sein.

86. Wie erfahren wir, welche Daten für unser Unternehmen besonders geeignet sind?

Gern beraten wir Sie, da wir die Unterschiede zwischen den Anbietern kennen.

87. Welche Schnittstellen zu Medienbeobachtern bestehen?

Convento kann die Artikel aller wichtigen Medienbeobachter im deutschsprachigen Raum importieren und bewerten. Dabei unterstützen wir verschiedene Formate: XML, CSV, PDF usw.

88. Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit meinem Anbieter von Mediendatenbanken?

Convento stellt die Daten Ihres Anbieters (Stamm, Zimpel, MediAtlas, Cision Europa, Pressehandbuch Österreich oder Renteria Schweiz) als Recherche-Datenbank zur Verfügung, auf die Sie aus Convento heraus zugreifen und gewünschte Medien oder Personen in Ihre Arbeitsdatenbank übertragen können. Einmal übertragene Daten werden auch monatlich zusammen mit der Recherchedatenbank aktualisiert.

89. Können die bestehenden Verteiler nach Outlook oder Notes exportiert werden?

Ja. Und nicht nur das, Convento unterstützt die Synchronisation der Daten in beide Richtungen, wobei Convento bei einem Konflikt immer den Vorzug erhält.

90. Convento und Blackberries, wie funktioniert das?

Verteiler, die in einen Kontaktordner des E-Mail Systems übertragen wurden, stehen anschließend im Blackberry als Kontakte zur Verfügung, ebenso die Aufgaben und Events, die dorthin aus Convento übertragen wurden.

91. Kann man Reports einzelner Personen, Medien oder Veranstaltungen an ein anderes Endgerät senden, z.B. an einen Blackberry?

Ja, indem Sie einen Report nach Excel oder Word ausgeben, eventuell von dort noch in PDF ausdrucken, und die Daten (Word, Excel oder PDF) per E-Mail an den Blackberry-Nutzer senden.

92. Ist es möglich, Aufgaben nach Outlook oder Notes zu übertragen?

Ja, und zwar entweder in den Kalender oder in die Aufgabenliste.

Mobiler Einsatz von Convento

93. Wie kann ich von unterwegs auf meine Clippingauswertungen zugreifen oder diese Nicht-Anwendern zur Verfügung stellen?

Erstellen Sie einen Report in Convento, und senden Sie diesen als Word- oder PDF-Dokument an Ihre Kollegen oder stellen Sie ihn auf Ihre Intranet-Seite. Bitte beachten Sie hierbei das Urheberrecht.

94. Sind die Daten in der Convento-Datenbank auch außerhalb von Convento nutzbar?

Ja. Convento kann Adressen in Ihre Outlook- oder Notes-Kontaktordner übertragen und damit für Kollegen ohne Convento oder für Ihren Blackberry nutzbar machen.

Fragen zu speziellen Funktionen

95. Wirkt sich eine Namens- oder Adressänderung bei einer Person automatisch auf Medien, Verteiler und Aussendungen aus?

Ja, durch die Verknüpfung aller Daten.

96. Welche Suchmöglichkeiten habe ich in Convento?

Sie können in jedem Feld oder kombiniert über mehrere Felder suchen. Darüber hinaus werden die verknüpften Daten (Verteiler, Aussendungen, Events, Kollegen einer Person usw.) links am Bildschirm in einer Liste angeboten, aus der Sie mit einem Mausklick auswählen können.

97. Warum gibt es zwei Briefanreden?

Viele Zielpersonen sprechen mehrere Sprachen. Sie können zwei hinterlegen und Convento bildet für beide Sprachen automatisch die richtige Anrede.

98. Können Sie mit Convento auch Issues Management, die schnelle Bearbeitung journalistischer Anfragen und Corporate Wording unterstützen?

Ja. Themen und Sprachregelungen lassen sich hinterlegen und für die schnelle und lückenlose Bearbeitung von Anfragen steht ab dem ersten Quartal 2009 der so genannte Requestmanager zur Verfügung.

99. Kann man aus Convento heraus Briefe schreiben?

Ja. Dabei wird der Brief in der Convento-Datenbank gespeichert und Feldinhalte werden automatisch in den Brief eingefügt.

100. Können E-Mails in Convento eingelesen werden?

Convento unterstützt eine E-Mail Archivierung. Dabei entscheidet der Anwender, was übertragen werden soll und was nicht, indem er die zu archivierenden E-Mails einfach in einen Unterordner seines E-Mail Systems verschiebt.

101. Gibt es in Convento einen Dublettenabgleich?

Ja, zur Bereinigung eines Verteilers oder einer Aussendung. Außerdem prüft Convento bei der Erfassung einer Person oder eines Mediums auf etwaige Dubletten und verwendet dabei unscharfe Logik, um auch ähnlich geschriebene Personen zu identifizieren.

102. Welche Auswertungen sind mit Convento möglich?

Convento bietet standardmäßig bereits etwa 100 Auswertungen, vom Personen- und Medienprofil über Aktivitätenlisten, Erfolgskontroll-Listen nach E-Mail Kampagnen, Statusreports nach Fax-Aussendungen bis hin zu Teilnehmerlisten von Events. Allein der Clipmanager bietet etwa 80 Auswertungen, vom Pressespiegel über die Präsenzliste bis zu ausgefeilten Imageauswertungen. Mit dem Convento Reportcenter steht darüber hinaus ein web-basiertes Portal zur Verfügung, dass die Erstellung und Benutzung einer Vielzahl aussagekräftiger Reports ermöglicht.